Laatst bijgewerkt: 17-09-2026
Bij LoonCheck Online vinden we het belangrijk dat zorgvuldig met jouw persoonsgegevens wordt omgegaan. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?
LoonCheck Online is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
LoonCheck Online
Handelsnaam van: LoonCheck Online
KvK-nummer: 42163772
BTW-ID: NL005547875B45
Vestigings-/contactadres: Ploegveld 22, 3993 GL Houten
E-mail: info@looncheckonline.nl
Je kunt voor vragen over privacy contact met ons opnemen via info@looncheckonline.nl
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van hoe je onze website en diensten gebruikt, kunnen we onder andere de volgende gegevens verwerken:
- naam;
- e-mailadres;
- bestel- en betaalgegevens;
- bestelnummer;
- gegevens over je dienstverband;
- werkgever en functie;
- contracturen;
- salarisgegevens;
- informatie over uren, toeslagen en vergoedingen;
- informatie over vakantiegeld;
- informatie over pensioeninhoudingen;
- informatie uit loonstroken;
- informatie uit een arbeidsovereenkomst indien noodzakelijk;
- urenregistraties indien noodzakelijk;
- informatie uit een eindafrekening;
- informatie die je zelf invult in het intakeformulier;
- correspondentie die je met ons voert;
- technische gegevens die noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website.
Scherm je BSN af
Voor het uitvoeren van een LoonCheck hebben wij je BSN in beginsel niet nodig. We verzoeken je daarom je BSN en andere niet-noodzakelijke persoonsgegevens af te schermen voordat je documenten aanlevert.
3. Waarom verwerken we jouw gegevens?
We verwerken persoonsgegevens onder andere om:
- je bestelling te verwerken;
- je betaling te administreren;
- vast te stellen welke LoonCheck je hebt besteld;
- je intake te verwerken;
- de door jou bestelde LoonCheck uit te voeren;
- je digitale rapport op te stellen en te leveren;
- met je te communiceren over je bestelling;
- vragen via het contactformulier te beantwoorden;
- onze administratie te voeren;
- te voldoen aan wettelijke verplichtingen;
- fraude, misbruik en beveiligingsproblemen te voorkomen.
4. Op welke grondslag verwerken we gegevens?
Afhankelijk van de verwerking gebruiken we een grondslag uit de AVG.
Voor gegevens die noodzakelijk zijn om een door jou bestelde LoonCheck uit te voeren, is de verwerking in beginsel noodzakelijk voor het uitvoeren van de overeenkomst.
Voor bepaalde administratieve gegevens kunnen we gegevens verwerken om te voldoen aan een wettelijke verplichting.
In andere gevallen kan verwerking plaatsvinden op basis van een gerechtvaardigd belang of, wanneer dat wettelijk nodig is, jouw toestemming.
5. Loonstroken en andere documenten
Wanneer je een LoonCheck bestelt, kan het noodzakelijk zijn dat je documenten aanlevert, zoals:
- een loonstrook;
- meerdere loonstroken;
- een urenregistratie;
- een arbeidsovereenkomst;
- een eindafrekening;
- andere documenten die noodzakelijk zijn voor de gekozen controle.
We gebruiken deze documenten uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze zijn aangeleverd en voor zover noodzakelijk voor de uitvoering en afhandeling van de dienstverlening.
Lever geen documenten of persoonsgegevens aan die niet nodig zijn voor jouw LoonCheck.
6. Hoe lever je documenten aan?
Voor het uitvoeren van een LoonCheck kan het noodzakelijk zijn dat je documenten aanlevert, zoals een loonstrook, eindafrekening, urenoverzicht of andere salarisgerelateerde documenten. Deze documenten kunnen persoonsgegevens en financiële gegevens bevatten.
LoonCheck Online gebruikt deze documenten uitsluitend voor het uitvoeren van de door jou aangevraagde LoonCheck en het opstellen van het bijbehorende rapport.
Documenten die nodig zijn voor een LoonCheck worden aangeleverd via de daarvoor bestemde beveiligde aanlevermethode. Loonstroken en andere documenten met persoonsgegevens mogen niet via het algemene contactformulier worden verzonden.
Wij verzoeken je gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de LoonCheck, zoals je BSN, waar mogelijk onleesbaar te maken voordat je documenten aanlevert.
De door jou aangeleverde documenten worden na afronding van de LoonCheck maximaal 90 dagen bewaard en daarna verwijderd, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om bepaalde gegevens langer te bewaren. Gegevens die voor de financiële administratie wettelijk moeten worden bewaard, zoals factuur- en betaalgegevens, kunnen een andere wettelijke bewaartermijn hebben.
7. Hoe lang bewaren we jouw gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij we bepaalde gegevens op grond van een wettelijke verplichting langer moeten bewaren.
Loonstroken, arbeidsovereenkomsten, urenoverzichten, eindafrekeningen en andere documenten die je voor de uitvoering van een LoonCheck aanlevert, bewaren we tot maximaal 90 dagen na afronding van de LoonCheck. Daarna worden deze documenten verwijderd, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat om bepaalde gegevens langer te bewaren.
Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie, zoals factuur- en betaalgegevens, bewaren we gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.
Gegevens uit het intake- of contactformulier bewaren we niet langer dan noodzakelijk voor de behandeling van je aanvraag, bestelling of vraag.
8. Met wie delen we persoonsgegevens?
We verkopen jouw persoonsgegevens niet en verstrekken deze niet aan derden voor commerciële doeleinden.
Voor het uitvoeren van onze dienstverlening maken we gebruik van externe dienstverleners. Deze partijen kunnen daarbij persoonsgegevens verwerken voor zover dat noodzakelijk is voor hun dienstverlening aan LoonCheck Online.
We kunnen onder andere gebruikmaken van dienstverleners voor:
- website en hosting;
- e-mail;
- betalingen;
- formulieren;
- beveiligde documentaanlevering en -opslag;
- administratie;
- technische dienstverlening.
Voor het veilig aanleveren en opslaan van loonstroken en andere documenten maken we gebruik van Tresorit. Via de beveiligde uploadomgeving van Tresorit kun je de documenten aanleveren die nodig zijn voor jouw LoonCheck.
Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken we waar nodig passende afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden alleen met andere partijen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn of wanneer daarvoor een andere geldige wettelijke grondslag bestaat.
9. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongeoorloofde wijziging of andere onrechtmatige verwerking.
Bij de inrichting van onze dienstverlening houden we rekening met gegevensbescherming door ontwerp en standaardinstellingen en proberen we de verwerking van persoonsgegevens tot het noodzakelijke te beperken.
10. Contactformulier
Wanneer je via ons contactformulier contact opneemt, verwerken we je naam, e-mailadres, onderwerp en bericht om je vraag te kunnen beantwoorden.
Gebruik het algemene contactformulier niet om loonstroken, arbeidsovereenkomsten of andere documenten met salaris- of persoonsgegevens aan te leveren.
11. Betalingen
Wanneer je een LoonCheck bestelt, verwerken we de gegevens die noodzakelijk zijn om je bestelling en betaling af te handelen.
Voor het verwerken van online betalingen maken we gebruik van Mollie. Wanneer je via onze website betaalt, verwerkt Mollie bepaalde persoonsgegevens en betaalgegevens die noodzakelijk zijn om de betaling uit te voeren. Welke gegevens worden verwerkt, kan afhangen van de door jou gekozen betaalmethode.
LoonCheck Online ontvangt de informatie die nodig is om te kunnen vaststellen of een betaling is geslaagd en om de bestelling administratief af te handelen. Wij ontvangen niet alle betaalgegevens die je rechtstreeks aan Mollie verstrekt.
Mollie verwerkt persoonsgegevens volgens haar eigen privacyvoorwaarden. Daarnaast bewaren wij gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie gedurende de daarvoor geldende wettelijke bewaartermijn.
12. Cookies
LoonCheck Online maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om de website goed, veilig en gebruiksvriendelijk te laten functioneren. Dit kunnen bijvoorbeeld functionele cookies zijn die nodig zijn voor het bestelproces, formulieren en andere essentiële functies van de website.
Voor cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren van de website is geen voorafgaande toestemming vereist.
Als LoonCheck Online in de toekomst analytische, marketing- of andere niet-noodzakelijke cookies gebruikt waarvoor toestemming vereist is, worden deze pas geplaatst nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven. Je kunt deze toestemming vervolgens weer intrekken of wijzigen.
13. Jouw privacyrechten
OOnder de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens.
Je kunt ons onder andere verzoeken om:
- inzage in de persoonsgegevens die we van je verwerken;
- onjuiste persoonsgegevens te corrigeren;
- persoonsgegevens te verwijderen wanneer het recht op verwijdering van toepassing is;
- de verwerking van je persoonsgegevens te beperken;
- bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- je persoonsgegevens over te dragen wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
- een eerder gegeven toestemming in te trekken, wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.
Je kunt een verzoek met betrekking tot je privacyrechten sturen naar:
We reageren in beginsel binnen één maand op je verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer er meerdere verzoeken zijn, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd.
We kunnen je vragen om aanvullende informatie wanneer dat noodzakelijk is om je identiteit vast te stellen. Daarbij vragen we niet om meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.k daadwerkelijk van jou afkomstig is.
14. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens
Heb je een klacht over de manier waarop LoonCheck Online met jouw persoonsgegevens omgaat? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op via:
We proberen je klacht zo snel en zorgvuldig mogelijk te behandelen.
Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy en de bescherming van persoonsgegevens.
Het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens staat los van de mogelijkheid om eerst contact met LoonCheck Online op te nemen.
15. Beveiliging
LoonCheck Online neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking, wijziging of andere onrechtmatige verwerking.
Daarbij nemen we onder andere maatregelen op het gebied van:
- beveiligde verbindingen (SSL/HTTPS);
- beveiliging en toegangsbeheer van accounts en systemen;
- het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is;
- het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens en salarisdocumenten;
- beveiligde aanlevering en opslag van documenten.
Voor het aanleveren van loonstroken, arbeidsovereenkomsten, eindafrekeningen en andere documenten die nodig zijn voor een LoonCheck gebruiken we de beveiligde uploadomgeving van Tresorit.
We vragen klanten om dergelijke documenten niet via gewone e-mail aan te leveren. Gegevens die niet noodzakelijk zijn voor de LoonCheck, zoals het BSN, mogen vooraf worden afgeschermd.
Hoewel we passende beveiligingsmaatregelen nemen, kan geen enkele methode van gegevensoverdracht of -opslag een absolute beveiliging garanderen.
16. Wijzigingen in deze privacyverklaring
LoonCheck Online kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, werkwijze of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert.
De meest actuele versie van de privacyverklaring is altijd beschikbaar op onze website. Bij belangrijke wijzigingen kunnen we je hierover aanvullend informeren wanneer dat passend of noodzakelijk is.
Laatst bijgewerkt: 17-09-2026